Как производить анализ закупаемых материально-технических ресурсов (анализ ценности)?

Немного теории для эффективного освоения практики. В наших предыдущих статьях мы давали полезные инструменты для работы менеджера по закупкам, в планах подготовка новых удобных форм из разряда "скачал и пользуюсь". 

А сегодня поговорим про анализ ценности или анализ закупаемых материально-технических ресурсов. 

Данная методология ФСА (функционально-стоимостного анализа) была разработана Лоуренсом Д. Майлсом, инженером из отдела закупок General Electric, и получила широкое распространение в Япониии, став краеугольным камнем эффективной японской промышленной системы сокращения расходов.

Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами. Цель сравнения - найти вариант уменьшения расходов.

Процесс состоит из следующих этапов:

  1. выбирается материально-технический ресурс (ресурсы) или услуги для анализа;
  2. создается команда с перекрестными функциями по анализу ценности (часто включающей и поставщика);
  3. определяется функция товара или услуги, использовать рекомендуется глаголы.

Проведение анализа ценности благотворно сказывается на области сокращения расходов на закупку. Подробная информация по различным аспектам продукции, которую необходимо закупить, приведет к более разумному выбору из имеющихся вариантов, обеспечивая, таким образом, лучшее использование оборотных средств.

Таблица №1. Характеристкии областей анализа

Область анализа Характеристика
Возврат инвестиций Анализ методов утилизации (включая переработку), путей и технологий для определения самых прибыльных.
Аренда или покупка Сбор информации по преимуществам и недостаткам каждого из двух вариантов для определения наиболее привлекательного решения.
Производство или покупка и продолжение производства или поиск внешнего источника снабжения Сравнение экономических и управленческих результатов по каждому варианту с тем, чтобы выбор был сделан на основе исчерпывающей информации.
Упаковка Исследование процессов и сырья для определения метода самых низких расходов при соответствии требованиям.
Спецификация Анализ существующих спецификаций для того, чтобы обеспечить адекватные усилия по качеству, исключить покупку ненужных товаров или неоправданно большую трудоемкость и стимулировать эффективную закупку.
Стандартизация Анализ сфер применения конкретного товара и рассмотрение возможности использования одной позиции для удовлетворения тех потребностей, для которых закупалось несколько позиций.
Замена Анализ технических и экономических возможностей замены позиции, закупаемой в настоящее время.
Смена поставщика Поставщики, специализирующиеся на поставках конкретного товара, могут предоставить более приемлемую цену.

скачать таблицу с тезисами анализа ценности >>

Стандартный подход к анализу ценности предусматривает подробные ответы на ряд вопросов (пункт 3) о ресурсе, который закупается в настоящее время. Анализ ценности приводит к улучшению деятельности компании, сокращению расходов без ухудшения качества ресурсов. Все, что нужно сделать для применения данного метода, это проявить небольшую инициативу и дополнительные усилия при выполнении своих обязанностей.

SAMPLED_505239_900____.png

Если стоит задача провести сравнение материально-технических ресурсов с расходами в разрезе анализа ценности этих ресурсов, необходимо придерживаться следующих этапов:

1. Выбор области с относительно высоким уровнем расходов и большим объемом закупаемых ресурсов. Выбор ресурса, расходы на который неоправданно велики.

2. Выяснение, как полностью используется ресурс и что от него ожидается – его функции.

3. Ответ на вопросы:

  • Приносит ли ресурс добавленную стоимость?
  • Пропорциональны ли расходы фактической ценности?
  • Можно ли отделить основные функции от второстепенных?
  • Изменились ли со временем функциональные требования?
  • Являются ли необходимыми все свойства материально-технического ресурса?
  • Существует ли что-либо лучшее для данной цели?
  • Реалистичны ли первоначальные спецификации в нынешних условиях?
  • Можно ли обойтись без данного ресурса?
  • Если ресурс не стандартный, можно ли использовать стандартный?
  • Если это стандартный ресурс, подходит ли он для применения или не подходит?
  • Обладает ли ресурс большими возможностями, чем требуется?
  • Имеется ли в распоряжении подобный ресурс, который можно было бы использовать?
  • Можно ли снизить вес?
  • Были ли разработаны новые материалы или дизайн, которые могли бы изменить свойства продукции?
  • Не наложены ли чрезмерные ограничения на использование?
  • Подвергался ли ресурс ненужной механической обработке?
  • Есть ли ненужная точная доработка ресурса?
  • Определено ли коммерческое качество?
  • Можно ли самостоятельно сделать ресурс дешевле?
  • Если ресурс создается самостоятельно, существует ли возможность его покупки за меньшую сумму?
  • Правильно ли классифицирован ресурс для перевозки?
  • Можно ли снизить расходы на упаковку?
  • Запрашивается ли у поставщиков предложение по сокращению расходов?
  • Входят ли в состав общих расходов на ресурс затраты на сырье, трудовые затраты, накладные расходы и прибыль?
  • Предложит ли ресурс другой надежный поставщик за меньшую цену?
  • Покупает ли кто-либо еще этот ресурс по меньшей цене?

4. Там, где это возможно и необходимо, получение образцов анализируемого ресурса. Выбор лучшей возможности и предложение изменений.

5. Контроль (получена ли ожидавшаяся экономия).

Внедряя проведение подобного анализа ценности на регулярной основе, специалист по закупкам гарантирует себе непрерывный контроль состояния процессов, которые данный специалист курирует. 

Надеемся, данный материал был для вас полезен. Подчеркнем: основная рекомендация по использованию подобных схем (принципов, чек-листов и т.д.) - "брать и делать", а через некоторое время подводить результат (стало лучше или хуже). 

Следите за обновлениями в нашем Блоге Про Упаковку.